Hoe kan een zakelijke brief of e-mail het best ondertekend worden?

Er is niet één correcte manier om een zakelijke brief of e-mail te ondertekenen; er zijn verschillende mogelijkheden. In veel bedrijven zijn hierover afspraken gemaakt bij het vaststellen van de huisstijl. Een veelgebruikte afsluiting is:

    Met vriendelijke groet,
    namens [bedrijfsnaam]

    [handtekening of witregel]

    [naam medewerker]

Veel formeler is een afsluiting met hoogachtend, die tegenwoordig minder vaak wordt gebruikt:

    Hoogachtend,

    [handtekening of witregel]

    [naam medewerker]

Onder de naam van de medewerker kan, indien die van belang is, de functie worden toegevoegd; die kan dan met een hoofdletter beginnen, maar dat hoeft niet. Eventueel kan, zeker bij leidinggevenden, de naam van het bedrijf of de afdeling genoemd worden:

    Hoogachtend/Met vriendelijke groet,

    [handtekening of witregel]

    [naam medewerker]
    [functie][bedrijfsnaam/afdelingsnaam]

De naam van de medewerker kan voluit worden geschreven (Anna Mulder), maar er kan ook worden volstaan met initialen (A.M. Mulder). Het nadeel daarvan is dat de ontvanger niet weet of de schrijver een man of een vrouw is. Het toevoegen van titulatuur wordt steeds minder gebruikelijk; het gebeurt vooral nog in traditionelere kringen, zoals onder juristen en medici.

Zie ook onze adviezen over een brief ondertekenen in opdracht en over de kwestie Met vriendelijke groet(en).